0515 Töflureiknar

0515

Miðlunartækni
Töflureiknar
Excel
(0631
Rannsóknir
Töflureiknar)

Gagnabankar á netinu eru ýmiss konar. Sumum er hægt að hlaða niður í Excel eða Access form á tölvunni þinni. Hér er það einkum Seðlabankinn og Neytendasamtökin, sem veita slíka þjónustu. Í heiti flesta banka á netinu er hægt að sjá í hvaða formi hann er:

1) Excel bankar eru oft skráðir með viðhenginu .xls eða .dbf.
2) Töflureiknar opna líka auðveldlega netbanka með viðhenginu .html. Ef ekki, þá má opna þá, klippa innihaldið og líma inn í Excel. Nákvæmnisvinna.

3) Dálkatöflur, oft með .txt endingu. Þær opnar þú, klippir og límir inn.
4) Táknskilatöflur, þar sem bil milli dálka er merkt með kommu, semikommu eða tabbi og hafa oft .csv endingu. Töflureiknar og gagnagrunnar opna það léttilega.

5) Flytjanleg form. Þetta eru skjöl með endingunni .pdf. Þau eru til útprentunar, ekki til rannsókna, og eru yfirleitt til vandræða fyrir blaðamenn. Því miður algengasta formið hér á landi. Oft þarf sérstakan hugbúnað til að ná þaðan upplýsingunum inn í töflureikni.

Þú þarft að semja við starfsmenn stofnana um að senda þér í Excel eða html-formi þær töflur, sem birtar eru í pdf-formi á vefsíðum þessarra stofnana.

Önnur aðferð við að hlaða niður upplýsingum af netinu er “file transfer protocol” notaður við .ftp skjöl og þjöppuð .zip skjöl. Heimasíður slíkra skjala hafa önnur heiti en slóðirnar á veraldarvefnum, hafa oft stafina .ftp í heitinu.

Þjöppuð skjöl eru notuð, þegar þau eru þung, til að spara tíma í flutningi. Á Windows eru þau þanin aftur út með “WinZip”, og á Macintosh með “StuffIT”. Sumir gagnabankar eru í sérhæfðu PC-formi og skapa erfiðleika á Macintosh-formi.

Excel er mjög einfalt forrit í notkun, þótt það virðist fráhrindandi í upphafi. Öll forrit eru eins og múrveggur, þegar maður hefur ekki notað þau. Strax eftir fyrstu notkun þeirra verða þau einfaldari. Möguleikarnir virðast ótalmargir, en í raun eru fáir notaðir.

U.S. Bureau of Census og Seðlabankinn eru dæmi um stofnanir, sem almennt hafa gögn sín til reiðu í formi, sem unnt er að hlaða niður í töflureikni og raunar einnig á ýmsan annan hátt líka. Blaðamenn þurfa að kunna að höndla þessar tölur.

Töflureiknar eru töflur, þar sem dálkarnir eru merktir með bókstöfum og línurnar með tölustöfum. Þetta eru eins og reitir á skákborði eða reitir á korti af borg í símaskrá. Úr þessu verður grind, þar sem hver reitur hefur sitt eigið heiti.

Ef þú vilt draga töluna í reit C3 frá tölunni B3 og skrifa útkomuna í reit D3, velur þú reitinn D3, skrifar þar formúluna: “=C3-B3” og ýtir síðan á ENTER til að framkvæma reikninginn. = táknar að þar sé formúla, en ekki föst tala.

Viljir þú halda áfram með sama útreikning á runu talna, velur þú reitinn D3 og lætur bendilinn í neðra hornið til hægri í reitnum, þar sem er lítill kross. Þú dregur niður dálkinn og færð þá hliðastæða formúlu fyrir reitina B4-C4 o.s.frv.

Ef þú vilt reikina prósentu, til dæmis D3/B3 x 100, þá skrifar þú nýja formúlu, til dæmis í reit E. Þar skrifar þú formúluna: “=D3/B3” og dregur hana síðan niður eftir dálkinum eins og í fyrra dæminu. Síðan velur þú dálkinn E og merkir við %.

Ef þú vilt leggja saman dálkinn, velurðu reit fyrir neðan og skrifar þar inn formúlu, t.d.: “=SUM(B3:B10) og ýtir síðan á ENTER. SUM þýðir samlagning og B3:B10 þýðir dálkurinn frá B3 aftur í B10. Svo geturðu límt formúluna lárétt.

Ofanskráðar prósentur eru láréttar, þar sem D3 er fall af B3. Það er líka hægt að reikna prósentur lóðrétt, þar sem D3 er fall af D12. Þá er reiturinn D12 gerður að akkeri með því að setja $ merki framan við bókstaf og tölu: =D3/$D$12.

Við hvern reikning koma til sögunnar nýir möguleikar til að sortera, raða. Þú raðar töflu með því að velja hana alla nema yfirskriftirnar. Síðan ferðu í matseðilinn Data og velur þar á listanum Sort. Upp kemur val um dálk til að raða eftir.

Þegar þú ferð í tölvuna, þarftu að reikna meðaltöl. Þau eru þrjú, venjulegt meðaltal eða “mean, average”, miðgildi eða “median” og hágildi eða “mode”. Hver tegund hefur sína notkun. Meðaltöl geta verið villandi, ef þau eru notuð við rangar aðstæður.

Tékklisti:
1) Töflureiknar gera þér kleift að reikna hraðar og auðveldar.
2) Töflur nota bókstafi til að skilgreina dálka og tölustafi til að skilgreina línur. Hver reitur fær þá tveggja tákna skilgreiningu.

3) Skilgreiningar reitanna eru notaðar til að búa til formúlur.
4) Munur á tölum verður oft auðskildari, þegar hann er reiknaður í prósentum.
5) Þegar þú berð saman tölur lóðrétt þarftu að skilgreina akkerið.
6) Merktu alla töfluna í röðun.

Hlutföll eru mikið notuð í reikningi, vísitölur, sem miða við hundrað (prósentur) eða aðra þægilega tölu. Þannig er reiknaður fjöldi morða á 100.000 íbúa. Einnig er hægt að búa til röð í sortéringu með því að slá 1 í fyrsta reitinn og draga.

Notkun á “Subtotals” og “Pivot Tables” í töflureiknum eru góður undirbúningur fyrir notkun gagnagrunna. Með hvoru tækinu hóparðu saman skyldar upplýsingar og finnur umfang þeirra eða hlutfall umfangsins.

Með gröfum er oft hægt að sýna afstöður talna á fljótan og auðskiljanlegan hátt. Með því að nota “Chart Wizard” íkoninn geturðu valið tegund grafsins. Þú velur þá tvo dálka til að bera saman, áður en þú velur grafið í “Chart Wizard”.

Brant Houston
Computer-Assisted Reporting
A Practical Guide
3rd Edition
2004